Присоединяйтесь к нам в социальных сетях:

Кадровое делопроизводство в обособленном подразделении

кадровое делопроизводство в обособленном подразделении

При этом служба персонала головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников компании, включая и работников обособленных подразделений, а в филиалах хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.

  • «Смешанное – предполагает как централизованное оформление кадровых документов (например, оформление приема на работу, прекращения трудового договора), так и децентрализованное (наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел).

Т-7 Представляет собой график отпусков №Т-8 Приказ, оформляемый в случае прекращения действия трудового соглашения №Т-8а Если необходимо будет осуществить процедуру увольнения №Т-9 Требуется составлять при отправке работника в командировку №Т-9а Если необходима отправка в командировку №Т-10 Формируется командировочное удостоверение №Т-10а Представляет собой унифицированный формат служебного задания, включает в себя отчет (если подобное необходимо в конкретном случае) №Т-11 Если необходимо осуществить поощрение работника №Т-11а Поощрение сразу двух или же большего количества различных работников №Т-12 Документ учета рабочего времени, формат вычислений №Т-13 Как составляется табель ведения учета рабочего времени Перечень форматов различного рода учетной документации включает в себя не один десяток различного рода документов. Потому следует быть особенно осторожным при их оформлении.

Кадровое делопроизводство в обособленном подразделении

Если обособленное подразделение ведет значительное количество операций, в том числе и реализации товаров (работ, услуг), то ему обычно поручается самостоятельно вести бухгалтерский учет с оформлением обособленного баланса.

Известно, что бухгалтерская отчетность организации должна включать показатели деятельности филиалов, представительств и иных структурных подразделений, в том числе выделенных на отдельные балансы (п. при реализации товаров обособленным подразделением применяется новая форма счета-фактуры. Допустим, что счет-фактура имеет следующий вид. 411 27 июля 2011 г.

Вниманиеattention
СЧЕТ-ФАКТУРА N — от «— ————————— (1) Общество с ограниченной ответственностью «Макс — —————————————————- сервис (ООО «Макс — сервис» ) Продавец —————————————————— (2) 125252, г. Москва, Ленинградское ш. , д. 5Адрес ——————————————————— (2а) 7704502557/501804001ИНН/КПП продавца ——————————————— (2б) «Филиал Воскресенский», ——————————— Московская обл.

, с. трудовые книжки, личные дела и т. д. ).

Ведение кадрового делопроизводства в обособленном подразделении

Важноimportant
Деление обычно производится по разным кадровым функциям – часть принадлежит головной организации, часть передается в обособленное подразделение1.

Сложнее обстоит ситуация с филиалами, расположенными в других городах. Особенность ведения кадровой документации в этом случае заключается в том, что директор филиала, действуя на основании доверенности, выдаваемой ему головной организацией, имеет право сам подписывать договоры, приказы и вносить записи в трудовые книжки.

При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании.


Если у нее один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то ведение кадровой документации целесообразно поручить одному из работников подразделения для последующей передачи в головной офис. Если же много обособленных подразделений в разных регионах страны, то лучше делегировать право ведения кадровых документов филиалам.
Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой. Полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, необходимо оформить должным образом.

Определение полномочий руководителя филиала

Так как филиалы не являются юридическими лицами, их руководители назначаются головной организацией и действуют на основании доверенности (ст.
55 ГК РФ).

Инфоinfo
Законодательство не содержит четких рекомендаций на этот счет, поэтому руководитель головной компании вправе решить этот вопрос самостоятельно.

Если у организации один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то целесообразнее поручить одному из работников (в виде совмещения должностей) ведение кадровой документации подразделения для последующей передачи в головной офис. При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании.

Если у организации много обособленных подразделений в разных регионах страны, то целесообразно делегировать право ведения кадровых документов филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или создана своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой.


При этом важно уделить внимание оформлению этого сотрудника. На практике встречаются случаи, когда полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, не всегда должным образом оформлены.
Например, отсутствует приказ о возложении на него обязанностей кадровика, или в его должностной инструкции ничего не говорится о выполнении подобной функции.

Кадровое делопроизводство в обособленном подразделении образец 2018

Как вести кадровую документации в филиале компании

По сов. праву Ф. создаются в порядке, установленном законодательством Союза ССР и союзных республик. В гражданском обороте Ф. выступает от имени образовавшего его юридического лица, которое выдаёт руководителю Ф. Доверенность (ст. 31 ГК РСФСР). В отличие от Ф., представительство юридического лица образуется за пределами его местонахождения для выполнения какой-либо функции или осуществления вспомогательной деятельности.

ФилиФилиал Филиальный

Главная » Кадровику » Перевод сотрудников в обособленное подразделение

Перевод сотрудников в обособленное подразделение

Вернуться назад на Перевод сотрудника

Давайте разберемся, что именно подразумевается под переводом в обособленное подразделение. Запись в трудовой книжке будет зависеть от того, меняется ли место работы работника.

Часто работодатели путают понятия перевод и перемещение работников, но эти понятия имеют существенные различия.

Для верного оформления документов необходимо определить, имеет место перемещение или перевод работника. В том и другом случае работник остается работать в компании.

Однако при перемещении условия трудового договора остаются неизменны, в том числе не меняются трудовые обязанности работника, не изменяется местность выполнения трудовых обязанностей.

Кадровое делопроизводство в обособленном подразделении на совмещении ндфл

Перед проведением аудита в филиале головная организация должна издать соответствующий приказ о проведении кадрового аудита, в котором необходимо указать точные наименование и адрес филиала, определить перечень документов, подлежащих проверке, и сроки проведения аудита. Также необходимо закрепить полномочия лиц на проведение проверки в филиале от имени руководителя организации.

Законодательство РФ не устанавливает единого перечня документов, которые обязательно должны иметься в организации или ее филиале.

При этом компания сама решает, оставлять ли документы по личному составу в территориальном архивном учреждении или передать их в архивный фонд головной организации, а также как принять документы, которые существуют в электронном виде, как организовать уничтожение документов, не подлежащих хранению, и т. п. Целесообразно привлечь к плану ликвидационных мероприятий ИТ-подразделение и бухгалтерию, поскольку иногда все расчетные и учетные информационные системы на сервере филиалов списываются, в то время как первичные учетные документы в этих системах должны храниться минимум 5 лет.

Как организовать кадровое делопроизводство в обособленном подразделении

На нашем предприятии открывается Обособленное Подразделение без расчетного счета (350 км от центрального офиса (ЦО).

О трудовых книжках», не предусматривают возможности заверки записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати работодателя, т.е. основной печати организации.

Юридическое лицо (головная организация) может изготовить необходимое количество печатей своей единой кадровой службы (с учетом количества созданных филиалов компании). На печать кадровой службы может проставляться соответствующий порядковый номер. При этом круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен быть определен приказом руководителя организации.

Инна Гущина — преподаватель кафедры менеджмента Института туризма и гостеприимства, Москва.

Кадровое делопроизводство в обособленном структурном подразделении

Не является юридическим лицом.

Значение слова Филиал по Финансовому словарю: Филиал — по законодательству РФ предприятие имеет правоучреждать фи-лиалы, представительства и другие обособленные подразделения.

Согласование вопроса о разрешении таких обособленных подразделений с соответствующими местными Советами производится в порядке, установленном для созда ния предприятия. ФИЛИАЛЫ действуют на основании уставов или положений о них, утверждаемых предприятием.
Учреждение ФИЛИАЛОВ и представительств,а также других обособленных подразделений на территориях других госу дарств можетосуществляться в соответствии с законодательством по местуоткрытия предприятия, еслииное не предусмотрено международными соглаше ниями. Будучи структурными подразделениями предприятия, его ФИЛИАЛЫ ипредставительства не могут обладать правами юридического лица. В граж данском обороте они выступают от имени и в интересах учредившего их предприятия.

Значение слова Филиал по словарю Ушакова: ФИЛИАЛ, филиала, м. (от латин. filialis — сыновний).Отделение крупного учреждения или организации. Грузинскийфилиал Академии Наук СССР.Филиалбанка.

Определение слова «Филиал» по БСЭ: Филиал (от позднелат. filialis — сыновний, лат, filius — сын) организация, являющаяся частью какой-либо другой организации (предприятия,учреждения и т.п.) — юридического лица. Ф.

В трудовом договоре с работником должно быть указано место работы.

В случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, нужно указать место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

Мы рассказывали ранее о нумерации приказов в кадровом делопроизводстве в материале по ссылке.

Согласно п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» под другой местностью понимается местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.

Об организации кадрового делопроизводства в организациях с обособленными подразделениями см. подробно в п. 1 доп. материалов.

По вопросам:

Как будут группироваться и нумероваться приказы по личному составу: в хронологическом порядке вместе с приказами ЦО или отдельно по обособленному подразделению?

Ответ на данный вопрос будет зависеть от порядка учета кадрового делопроизводства в вашей организации (т.е. централизованный или децентрализованный учет).

Рассмотрим каждую из форм учета.

Децентрализованная форма учета предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах).

Для внесения изменений в трудовой договор было оформлено дополнительное соглашение к нему.

Руководитель организации издал приказ о переводе.

Директор филиала вправе заключать и расторгать трудовые договоры с работниками филиала. 3. 3. 2. Директор филиала вправе утверждать должностные инструкции работников филиала, положения об отделах филиала.

3. 3. 3. Директор филиала вправе поощрять работников или налагать на них дисциплинарные взыскания. 3. 3. 4.

Директор филиала обеспечивает соблюдение работниками филиала правил внутреннего трудового распорядка, норм охраны труда. 3. 3. 5. Директор филиала обеспечивает создание условий для повышения квалификации работников филиала и содействует их профессиональному росту. 4.

Таким образом, печать организации на документе подтверждает факт подлинности и создания документа конкретной организацией, а печать подразделения – факт подлинности и создания документа определенным обособленным подразделением организации.

Правила ведения и хранения трудовых книжек** не предусматривают возможности заверения записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати работодателя, то есть основной печати организации. Таким образом, можно изготовить несколько печатей организации (по количеству филиалов и представительств компании) для использования в обособленных подразделениях.

При этом круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен быть определен приказом руководителя организации.

Как быть с сотрудниками ликвидируемого филиала?

Если прекращается деятельность филиала, а сама организация продолжает работать, то расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации (ч. четвертая ст. 81 ТК РФ).

Работодатель не обязан предлагать работнику вакантные должности.

В филиалах и представительствах может заключаться свой коллективный договор, распространяющийся только на работников этого подразделения.

У компании, имеющей представительства или филиалы, процесс организации кадрового делопроизводства может развиваться по-разному: в централизованном или децентрализованном порядке. То есть головная организация может взять все документообеспечение филиала на себя или предоставить филиалу право вести свою кадровую документацию самостоятельно.

Законодательство не содержит четких рекомендаций на этот счет, поэтому руководитель головной компании вправе решить этот вопрос самостоятельно. – После принятия решения о создании филиала часто возникает вопрос о делегировании руководителю филиала права самостоятельно заключать трудовые договоры с работниками и вносить записи в трудовые книжки.

Как оформить кадровые документы при открытии обособленного подразделения?

В головной организации составляется дополнительное соглашение к трудовому договору работника, в котором отражаются все новые условия, связанные с работой в другом обособленном структурном подразделении. 4. Перевод сотрудника на другую постоянную работу оформляется путем издания приказа (распоряжения) по унифицированной форме N Т-5.

5.

После оформления дополнительного соглашения и приказа о переводе работник снимается с учета, расписывается за получение трудовой книжки и его документы передаются из головной организации в филиал, в котором он будет работать, для дальнейшего ведения и хранения. В филиал в опечатанном виде передаются трудовая книжка, личная карточка работника, копия приказа о переводе на другую работу, дополнительное соглашение к трудовому договору и личное дело (если ведется). 6. Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку (ч.

4 ст.

Ведение кадровой документации в филиале (гущина и.

Обособленные структурные подразделения в различных регионах страны значительно увеличивают «жизненное пространство» компании. В то же время являются головной болью кадровой службы основной организации.

Как соблюсти сроки оформления документов в обособленных подразделениях? Необходимо ли филиалу свое штатное расписание? Кто должен подписывать кадровые документы представительства? Давайте разберемся.Выбираем способ делопроизводства

В процессе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, – филиалы или представительства.

Разница между этими подразделениями в следующем: представительство лишь представляет и защищает интересы организации, а филиал, кроме того, осуществляет все (или часть) производственных (профильных) функций организации.

У компании, имеющей представительства или филиалы, процесс организации кадровое делопроизводство» href=»http://kdelo.ru/»кадрового делопроизводства может развиваться по-разному: в централизованном или децентрализованном порядке. То есть головная организация может взять все документообеспечение филиала на себя или предоставить филиалу право вести свою кадровую документацию самостоятельно.

В первом случае весь процесс выполняют сотрудники головного предприятия. Головная организация отвечает за создание, обработку и хранение документов учета личного состава предприятия в целом и бумаг, в которых зафиксированы этапы движения кадров.

Руководители представительства или филиала не могут решать проблемы в деловых отношениях, а также утверждать увольнение, перевод или прием на работу сотрудников.

Ведение делопроизводства в обособленном подразделении

При этом компания сама решает, оставлять ли документы по личному составу в территориальном архивном учреждении или передать их в архивный фонд головной организации, а также как принять документы, которые существуют в электронном виде, как организовать уничтожение документов, не подлежащих хранению, и т. п. Целесообразно привлечь к плану ликвидационных мероприятий ИТ-подразделение и бухгалтерию, поскольку иногда все расчетные и учетные информационные системы на сервере филиалов списываются, в то время как первичные учетные документы в этих системах должны храниться минимум 5 лет. Применяется он в случаях, если обособленное подразделение совершает небольшое количество хозяйственных операций.

После утверждения из штатного расписания делается выписка, относящаяся к деятельности филиала, или его копия, которая заверяется и передается в филиал компании;

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных;
  • положение об оплате труда;
  • положение о стимулирующих добавках;
  • положение о командировках.

В филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации

Также в филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации. Сотрудники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала – с копией, хранящейся в филиале.

Обратите внимание, что правом заверки копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права.

Результаты проведения кадрового аудита филиала оформляются актом. Акт подписывают все лица, которые принимали участие в проведении аудита кадровой документации филиала.

Кадровая документация филиала может проверяться местным подразделением Федеральной инспекции труда.

Такого рода нарушения недопустимы.Нужно ли для филиала отдельное штатное расписание?

Филиалы и представительства не являются самостоятельными юридическими лицами, как мы говорили, они представляют собой лишь обособленное (находящееся в другом месте) структурное подразделение компании. Головная организация должна обеспечить филиал всеми необходимыми организационными документами – положением о защите персональных данных, положением о командировках, положением об аттестации и др.

Основной документ, который должен обеспечить единство оформления документов по личному составу – инструкция по кадровому делопроизводству*. Поэтому штатное расписание для головной организации и филиала должно быть одно.

Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, заверяется и передается в филиал компании.

Работники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала – с копией, хранящейся в филиале.

Обратите внимание, что правом заверения копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права.

Перевод в другую местность вместе с работодателем Как оформить перевод сотрудника в другую местность вместе с работодателем При переводе сотрудника в другую местность вместе с организацией инициатором перевода выступает организация. Чтобы осуществить такой перевод, необходимо получить письменное согласие сотрудника.

Для этого оформите уведомление о предстоящем переводе в произвольной форме и ознакомьте с ним сотрудника под подпись.

В уведомлении сотрудник должен письменно выразить свое согласие или несогласие на перевод. Если сотрудник согласен на перевод в другую местность вместе с работодателем, внесите изменения в его трудовой договор.

Изменения к трудовому договору оформите в виде дополнительного соглашения.

Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если сотрудник отказывается от перевода в другую местность вместе с работодателем, то его можно уволить (п.

9 ст. 77 ТК РФ).

При этом сотруднику должно быть выплачено выходное пособие в размере не меньшем, чем его двухнедельный средний заработок. В коллективном или трудовом договоре организация может предусмотреть больший размер пособия.

Такой порядок установлен статьей 178 Трудового кодекса РФ. Пример оформления перевода сотрудника в другую местность вместе с организацией Электрика А.

.

Лампочкина уведомили о предстоящем его переводе в связи с переездом организации в другую местность. С переводом он согласен.

Перевод в другую местность к новому работодателю Как оформить перевод сотрудника в другую местность к новому работодателю Перевод сотрудника в другую местность к новому работодателю оформляется через увольнение сотрудника с прежнего места работы и его прием по новому месту работы. При этом новый трудовой договор с сотрудником должен быть заключен в течение месяца со дня увольнения с прежнего места работы.

Это следует из положений пункта 4 статьи 64 и пункта 5 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ. Подробнее о порядке такого перевода и его документальном оформлении см. Как оформить перевод сотрудника в другую организацию.

Документы в обособленных подразделениях

Печать организации должна содержать полное наименование юридического лица и указание на его местонахождение. В свою очередь, печать подразделения, помимо указанной информации, также должна содержать наименование обособленного подразделения и его местонахождение. Таким образом, печать организации на документе подтверждает и факт создания документа конкретной компанией, и его подлинность, а печать подразделения – факт создания документа определенным обособленным подразделением организации и подлинность этого документа.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 № 225 (ред. от 25. 03. 2013) «О трудовых книжках», не предусматривают возможности заверки записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати работодателя, т. .

Чтобы руководитель филиала обладал правом приема и увольнения работников, необходимо закрепить эти полномочия в трудовом договоре или доверенности.

В трудовом договоре эти полномочия можно отразить так:

Как провести кадровый аудит филиала

Перед проведением аудита в филиале головная организация должна издать соответствующий приказ о проведении кадрового аудита, в котором необходимо указать точные наименование и адрес филиала, определить перечень документов, подлежащих проверке, и сроки проведения аудита. Также необходимо закрепить полномочия лиц на проведение проверки в филиале от имени руководителя организации.

Законодательство РФ не устанавливает единого перечня документов, которые обязательно должны иметься в организации или ее филиале.

В филиале должен быть полный комплект обязательной кадровой документации, но ряд локальных нормативных актов присылается из головной организации:

  • штатное расписание, которое для головной организации и филиала должно быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора).

Самый надежный способ – несомненно, личная передача документов. Передачу документов из филиала и их получение в головной организации желательно сопровождать соответствующим актом.

  • В головной организации составляется дополнительное соглашение к трудовому договору работника, в котором отражаются все новые условия, связанные с работой в другом обособленном структурном подразделении.
  • Перевод сотрудника на другую постоянную работу оформляется путем издания приказа (распоряжения) по унифицированной форме № Т-5.
  • После оформления дополнительного соглашения и приказа о переводе работник снимается с учета, расписывается за получение трудовой книжки, и его документы передаются из головной организации в филиал, в котором он будет работать, для дальнейшего ведения и хранения.

    В филиал в опечатанном виде передаются трудовая книжка, личная карточка работника, копия приказа о переводе на другую работу, дополнительное соглашение к трудовому договору и личное дело (если ведется).

  • Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ) и в личную карточку работника – форму Т-2 в филиале, куда осуществлен перевод. Там трудовая книжка вносится в книгу учета движения трудовых книжек, личная карточка продолжает вестись в установленном порядке.
  • В соответствии с ч.

    2 ст.

К их числу относятся:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • отпускной график; Скачать правила внутреннегораспорядка Скачать штатное расписание Скачать график отпусков
  • положение об оплате труда;
  • положение о работе с персональными данными сотрудников;
  • инструкции по охране труда.
  • Децентрализованное – ведение кадрового делопроизводства распределяется между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту.

Права и обязанности Работодателя.

Как передавать документы из кадров обособленным подразделениям

  • штампы и журнал учета выдачи печатей и штампов (изымается совместно с подразделением безопасности);
  • бланки всех видов и журналы учета выдачи этих бланков;
  • документы, доказывающие передачу филиалу в момент его открытия недвижимости, транспортных средств, основных средств, которые возвращаются на баланс головной организации (документы передаются в бухгалтерию);
  • номенклатуру дел и все документы постоянного срока хранения по номенклатуре;
  • описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению и по описям – архивные документы постоянного срока хранения.
  • Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ) и в личную карточку работника – форму Т-2 в филиале, куда осуществлен перевод. Там трудовая книжка вносится в книгу учета движения трудовых книжек, личная карточка продолжает вестись в установленном порядке.
  • В соответствии с ч. 2 ст. 225 ТК РФ для сотрудников, переводимых на другую работу, работодатель или уполномоченное им лицо обязаны проводить инструктаж по охране труда.
  • Существует ошибочное мнение, что перевод из одного обособленного подразделения в другое оформляется путем увольнения работника в порядке перевода по основанию, предусмотренному п.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *