Присоединяйтесь к нам в социальных сетях:

Как нумеровать папки с бухгалтерскими документами

Подпись и печать проставляется после того, как канцелярский клей высохнет. Для особо значимых документов, подпись и печать заливается клеем.

Способы прошивки документов

Способы прошивки классифицируются по количеству отверстий:

Прошивание тремя отверстиями: на сложенных бумагах с левого края делают три дырки. В среднюю вводится нить, конец которой оставляют снаружи на обратной стороне. Затем нитка пропускается в первую дырку, оттуда в нижнюю, после опять в среднюю. Концы нитки должны оказаться на оборотной стороне документа. Их завязывают узлом и наклеивают бирку с печатью и подпись.

Прошивание с четырьмя отверстиями: изначально игла с нитью вводится в последнюю дырку, затем в среднюю, а после змейкой вверх. Далее иглу проводят через вторую нижнюю дырку снаружи, затем в третью. После в верхнее отверстие и опять в третью снизу. Таким образом, на оборотной стороне дела появляются два хвоста. Их завязывают узлом и заклеивают пергаментной бумагой или калькой.

Сшивание пятью отверстиями происходит по такому же принципу.

Как сшить документы большого объема?

Что делать в тех случаях, когда сотрудник столкнулся с объемными пачками документов? Здесь на помощь придут далеко не канцелярские принадлежности. Например, шило.

  • 2.1 Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
  • 2.2 Как правильно сшивать ниткой документы: правила ГОСТ
  • 2.3 Какими нитками сшивать документы?
  • 2.4 Как сшить документы на уголок: схема
  • 2.5 Как прошить документы в 3 дырки вручную: схема
  • 2.6 Как прошить папку с 4 дырками: схема
  • 2.7 Как сшивать документы для налоговой: правила, образец
  • 2.8 Как сшить дело?
  • 2.9 Как правильно прошнуровать и пронумеровать тетрадь или журнал учета: образец
  • 2.10 Как прошить папку с документами?
  • 2.11 Как прошить документы для архива
  • 2.12 ВИДЕО: Подшивка для архива
  • 2.13 ВИДЕО: Сдаем на хранение
  • 2.14 Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу
  • 3 Руководство как прошивать и заверять документы
  • 3.1 Как правильно прошивать нитками?
  • 3.2 Как правильно заверить копию?
  • 3.3 Сколько стоит заверить документ у нотариуса?
  • 3.4 Частые вопросы по заверению документов
  • 4 При сшивке документов считается ли последний пустой лист
  • 4.1 Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой?
  • 5 Как считать листы при сшивании
  • 5.1 Прошнуровать, прошить документы
  • 6 Прошивка документов.

Как нумеровать папки с бухгалтерскими документами

Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

  • Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

  • документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
  • бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

  • Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку.
    Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
  • Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.

Инфоinfo
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

3.6.17.


Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Вниманиеattention
Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

Важно

Какие документы и для чего нужно сшивать Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

  • В нижней части тетради близко к месту подшивки сделайте два отверстия
  • Протяните банковский шпагат и с тыльной стороны свяжите его
  • Теперь приклейте клочок бумаги и напишите количество листов
  • Обязательно стоит пронумеровать тетрадь.

Это делается вверху справа
  • Поставьте печать и подпись на клочке бумаги
  • Как правильно прошнуровать и пронумеровать тетрадь или журнал учета: образец Как прошить папку с документами? Подробнее о подшивке можно узнать в видео.

    ВИДЕО: Подшивка папки с документами Как прошить документы для архива В архив не принимают не подшитые дела.

    Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

    3.6.5.
    Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

    3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело.
    При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

    3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

    3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

    Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

    3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

    3.6.10.

    • Проставляем на листах арабские цифры
    • Используем для этого простой карандаш
    • Ставим цифры по возрастанию
    • Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
    • Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
    • Приложения нумеруем в общем порядке
    • Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
    • Несколько томов документов нумеруются по отдельности
    • Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
    • Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
    • Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.

    Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

    • количество листов в одной прошивке — не более 150
    • прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
    • инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
    • все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
    • Документы сшиваются способом в 2-4 прокола.

    Необходимость использования этого варианта объясняется тем, что различные журналы, путевые листы и кассовые книги имеют большую толщину. По мнению специалистов, данный способ является одной из самых высоких степеней защиты документации. Одно из главных требований подобного скрепления бумаг – расстояние между проколами, равное пятидесяти миллиметрам.

    Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности

    Инструкция как правильно прошить документы нитками, фото и дополнительные рекомендации:

    1. Для начала необходимо подготовить бумаги, проставив на каждом листе порядковый номер. Далее следует сделать предварительную разметку будущих проколов.

      От верхней и нижней части необходимо отступить минимум двадцать миллиметров. Третье отверстие делается посередине листа. Дополнительные два прокола делаются между верхними отверстиями и центральным проколом.

    2. Для того чтобы сделать отверстия можно использовать как сапожное шило, так и обычную строительную дрель.
      При использовании последнего инструмента, потребуется правильно подобрать сверло. Рекомендуется выбирать самое тонкое сверло, поскольку существует риск порчи важных бумаг.

    В противном случае можно использовать папки, при производстве которых используется бескислотный картон.

    Обычный размер переплета соотносится с прошивкой документов, имеющих формат А4. Для листов, размер которых превышает данный формат, предназначены папки, характеризуемые как нестандартные.

    Опись

    Составление описи гарантирует сохранность документов. Данного вида список должен включать в себя:

    • название;
    • заголовок и краткое содержание, дающее понимание того, зачем была произведена сшивка;
    • перечень прошитых документов, включая пометку относительно количества их листов;
    • дата составления описи;
    • указание Ф. И. О.

    Приведу пример того, как важно именно сшивать договор, а не скреплять его канцелярским степлером.

    Так между юридическими лицами был подписан договор об аренде имущества, состоящих из двух листов, пронумерованных, скрепленных печатями на последней странице второго листа и заверен подписями представителей контрагентов на последней странице в графе «подписи и реквизиты сторон).

    Суть заключалась в том, по условию договора аренды, договор может быть расторгнут в одностороннем порядке как арендатором, так и арендодателем при письменном уведомлении за тридцать календарных дней. Одна из сторон договора решила не дожидаться тридцатидневного срока уведомления при расторжении договора в одностороннем порядке.

    Первая страница договора, где было указано о порядке расторжения договора, была заменена другой страницей. страницы было частично изменено в следующей части. Слова «арендатор и арендодатель вправе расторгнуть настоящий договор, письменно предупредив об этом за тридцать календарных дней…» были заменены на «арендатор и арендодатель вправе расторгнуть настоящий договор, письменно предупредив об этом.

    Договор считается расторгнутым с момента получения уведомления». Вы кончено можете возразить, что в судебном порядке может быть назначена судебная техническая экспертиза по установлению тождественности страниц документа, определению вида печатающего устройства, определению периода изготовления страниц документа.

    Если в деле очень много документов, делите его на тома (части).

    Такие правила формирования дел установлены пунктом 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Ситуация: Как оформить дело перед сдачей его в архив Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:

    • составить внутреннюю опись;
    • составить лист-заверитель;
    • подшить (переплести) дело;
    • пронумеровать листы дела;
    • оформить обложку дела.

    Делопроизводство: принципы создания архива

    Внимание

    Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу.

    Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

    В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения.

    3.6.

    Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.

    Точка зрения законодательных структур Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.

    Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141.

    Подходит для объемных материалов.

    • С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.
    • При помощи переплетного станка.

    Как нумеровать листы при сшивании

    • : Как прошивать документы?
    • Как сшить документы на уголок: схема
    • : Как сшить документы?
    • Сшивание документов скрепкой степлера
    • : Как правильно прошивать документы?
    • Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
    • Как сшивать документы для налоговой: правила, образец
    • Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец
    • Как прошить тетрадь учета: образец
    • : Как ИП прошить документы?
    • Прошивка документов для архива
    • : Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание
    • Как прошить папку с документами?
    • : Подшивка дела
    • Как сшить дело?
    • : Подшивка дела (1-й вариант).
    • : Подшивка дела (2-й вариант)

    Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать.

    На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.

    • Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
    • Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

    Какой нитью сшивать документы

    • Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками.

    Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

    Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

    Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

    Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

    Добавить комментарий Отменить ответ

    Kalugin_AA Есть справочник договора, за 4 года в нем набралось их куча. Удалять нельзя, говорят все нужны. Договора заводились через ….

    Важноimportant
    В общем заводились не корректно на мой взгляд т.к. в справочнике все что заполнено это валюта договора и название типа «с\ф № 122 от 01.01.05г.», «с\ф № 122 от 01.01.03г.», «с\ф № 122 от 01.01.01г.» и т.д. Задача состоит в следующем в каждом Контрагенте нужно создать папки для договоров 2008, 2007,2006, 2005 и Прочие.

    Эта часть у меня получилась легко. Запутался в том что бы текущие договора раскидать по папкам которые уже созданы.

    Как правильно сшивать документы

    Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново.

    При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

    Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.

    При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

    Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа.

    Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы.

    Аля [email protected] Напишите оба года, например: 2001-2013.

    Ollga писал(а): 75 лет хранится дело с даты увольнения работника? Или с даты заведения дела? Никакого нормативного документа, где было бы написано, что личные дела вести обязательно, нет. Они обязательны для гос.предприятий.Но вот личная карточка хранится 75 лет, это как раз обязательный документ.

    Согласно пункту 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет. И там нет указания с какого числа. Поэтому лучше его хранить с момента увольнения до передачи в архив.

    Источник: http://dolgoteh.ru/numeratsiya-stranits-v-zhurnale-registratsii-obrazets/

    Как нумеровать листы при сшивании

    Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом. Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа.

    Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.

    Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

    • Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
    • В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома.

    На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.

    • Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
    • Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
    • Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
    • 2-3 листа сшиваются обычной нитью.

      Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

    • Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

    Как прошивать документацию ниткой

    Подготовка принадлежностей:

    • иглы с нитью подходящей толщины
    • документов, которые необходимо прошить
    • шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
    • печати организации
    • клея канцелярского

    Прошиваем документ в 3 этапа:

    • Готовим бумаги для прошивки.

    Ебать, один раз когда даже дреля небыло, дырявили сверлом обмотанным скотчем, при этом быстро-быстро раскручивал по столу от сверла журнал предварительно накернив его как положено.

    В какую папку сложить бумажки, с арочными замками или старую «Дело» зависит от требований заказчика. Бывает просто сверху ложили прозрачную пленку, а под низ картонную и писдец.

    Для папок с арочными замками можете воспользоваться методом без использования иглы:

    1. Открыть папку (защелка замков в закрытом положении, бумага на месте — справа).
    2. Оттянуть пальцем на пару миллиметров верхнюю скобу замка, в щель замка вложить край петли нити.
    3. Через сантиметров 30 капрона сделать вторую петлю (чтобы между ними был запас) и вложить, оттянув второй замок.
    4. Открыть и держа обеими руками петли закрыть замок подбородком.
    5. Аккуратно по частям переложить бумагу на левую сторону папки, передвинув листы по направляющим с нижних замков на верхние, при этом зажатые в замках петли капрона пройдут сквозь направляющие отверстия пакета документов.
    6. Вытащить концы нити сзади книги.

    Листы ручкой нумеруйте только перед сдачей на проверку эксплуатации иначе заебетесь подкрашивать и перенумеровывать, делаете это только с одной стороны (лицевой), т.е.

    нумеруете листы, а не страницы.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *