Присоединяйтесь к нам в социальных сетях:

Как представить в бухгалерию об остатке отпусков

как представить в бухгалерию об остатке отпусков

Компания может определенную часть резерва в доходы не включать. Для этого нужно определить сотрудников, которые не полностью использовали свои дни отдыха, запланированные на текущий год. А затем рассчитать сумму отпускных с учетом взносов, которая понадобится для оплаты этих дней. Результат вычисления будет остатком резерва, который можно перенести на следующий год. А сумма резерва, которую нужно включить в доходы, рассчитывается так:

Н = Р – Рн- Рп,

где Н – недоиспользованный резерв, который нужно включить в доходы на конец текущего года;

Р – резерв по отпускам, который был начислен в этом году;

Рн – резерв, который в этом году был использован;

Рп – сумма резерва, которую компания переносит на следующий год.

Допустим, в 2014 году компания начислила резерв в сумме 350 000 руб., а на выплату фактических отпускных и страховых взносов на них использовала только 230 000 руб. Бухгалтер рассчитал, что сумма расходов на оплату отпусков, не использованных в текущем году сотрудниками, с учетом страховых взносов равна 75 000 руб. Поэтому в доходы 2014 года компания включит сумму 45 000 руб. (350 000 – 230 000 – 75 000).

Результат вычислений получился отрицательным? Тогда недоиспользованный резерв включается в конце года не в доходы, а в расходы. Возьмем предыдущий пример.


Инфоinfo
И все это совершенно законно, и все это надо учесть, чтобы не нарушить права работников и соблюсти интересы работодателя.

Попробуем составить список, что должен делать отдел кадров в этом направлении:

— составление графика отпусков;

— напоминание об уходе в отпуск сотрудников по графику;

— учет отпусков произвольных типов и видов;

— учет периодов, за которые сотруднику полагается отпуск;

— учет дополнительных отпусков по штатному расписанию (ненормированный рабочий день, вредные условия труда);

— учет остатков отпуска;

— учет отзывов из отпуска;

— контроль за пересечением отпусков между собой;

— отслеживание равномерности ухода сотрудников в отпуск;

— контроль за пересечением отпусков, командировок и больничных;

— возможность продления отпусков;

— учет компенсаций за отпуск.

График отпусков приведен в журнале в разделе «Документы к теме номера», форма уведомления сотрудника тоже там есть, а мы рассмотрим подробно далее главный документ, в котором ведутся все записи по учету отпусков.

Личная карточка сотрудника. Раздел VIII «Отпуск»

Основной учет отпусков на каждого сотрудника ведется в его личной карточке — форма N Т-2, утв.


Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. На 4-й странице этой формы есть разд. VIII «Отпуск».
В этот раздел надо вносить все отпуска: ежегодный, учебный, за свой счет (без сохранения заработной платы).

Унифицированная форма.

39 260

14 085

Июнь 2019

90 000

27 180

9 751

Июль 2019

108 000

32 616

11 701

Август 2019

111 000

33 522

12 026

Сентябрь 2019

120 000

36 240

13 001

Октябрь 2019

100 000

30 200

10 835

Ноябрь 2019

101 000

30 502

10 943

Декабрь 2019

100 000

30 200

10 835

Итого

1 290 000

389 580

139 765

На конец каждого месяца ООО «Молния» отразит в учете начисление резерва 2019 года: Дт 26(44,20) Кт 96 в сумме из графы 4, т. е.

Журналы регистрации ведутся в рукописном виде, даже при наличии автоматизированного учета.

Хранить и вести учет документации по ежегодным и учебным отпускам удобнее отдельно от документации по другим видам отпусков.

В следующем номере читайте об алгоритме работы с документами при оформлении отпусков, о работе с номенклатурными делами, оформлении записки-расчета, правилах заполнения карточки № Т-2 и других важных моментах.

Почему удобнее вести учет и оперативное хранение документов по ежегодным и учебным отпускам отдельно? В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения5 приказы разделяются на две группы: со сроком хранения 75 лет и 5 лет. «Отпускные» приказы так же имеют разный срок хранения. Согласно упомянутому перечню, приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков хранятся 5 лет, а приказы о предоставлении других видов отпусков (по логике этого документа) – 75 лет6.

Поэтому предлагаемая схема систематизации «отпускных» приказов позволит обеспечить удобство оперативной работы с ними и упростить последующую архивацию.

1 Воспользовавшись сервисом «Виртуальный кадровик» по адресу: www.kdelo.ru/vk, вы сможете быстро и правильно оформить документы по различным отпускным ситуациям.

Важноimportant
Если бы компания в 2014 году на выплату отпускных с учетом взносов потратила не 230 000 руб., а 290 000 руб., то расчеты были бы следующими: 350 000 – 290 000 – 75 000 = -15 000. Тогда в конце года компания включила бы 15 000 руб. в расходы

Конспект подготовила Вероника Бодытчик

О семинаре

Место проведения: г.


Екатеринбург
Тема: «Резерв на оплату отпусков: налоговый и бухгалтерский учет» Длительность: 7 часов Стоимость: 3300 рублей Компания-организатор: АКФ «Экспертный центр „Партнеры“», тел.

Калейдоскоп документов

Учитывая разновидности отпусков, кадровик при оформлении времени отдыха имеет дело с такими документами, как: график отпусков, заявление работника, справка-вызов учебного заведения, листок нетрудоспособности работника, журнал регистрации приказов по отпускам, приказ о предоставлении отпуска, карточка формы № Т-21.

Кроме этого, перед тем как утвердить график отпусков, создаются проекты графиков по подразделениям, в которых согласуются пожелания работников с возможностями работодателя. После утверждения графика кадровик сталкивается с заявлениями и служебными записками о переносе отпуска, отзыве из отпуска, а также о замене части отпуска компенсацией.

Разберемся подробнее, как систематизировать это многообразие документов и в каком порядке они оформляются. Алгоритм документооборота, связанного с отпусками, приведен ниже.

Шаг 1: проверяем основание для отпуска

Основание для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска – утвержденный график отпусков или личное заявление работника.
График отпусков составляется ежегодно по принципу равномерного распределения отпускных периодов работников2. При составлении графика обязательно учитываются пожелания работников (особенно льготных категорий, имеющих право в одностороннем порядке определять период своего отпуска, например ветеранов боевых действий, супругов военнослужащих и др.).

В этом случае можно просто напечатать дополнительную страницу рассматриваемого раздела с таблицей, озаглавить ее «Вкладной лист к личной карточке Иванова И. И.» и спокойно продолжать заполнение. В случае если этот вкладной лист закончится, то можно делать вкладной лист N 2 и т.
д.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Если личная карточка полностью решает вопрос учета отпусков в отношении конкретного сотрудника, то не стоит забывать, что необходимо еще и совместить все эти пересечения, учесть заранее, чтобы в связи с переносами и отзывами сотрудников не пересекались отпуска значимых для производства работников. Для этой цели следует использовать журнал регистрации приказов на отпуск.

Хотелось бы обратить внимание, что если в личную карточку в графу «Основание» заносятся основания для отпуска, то есть приказы руководителя, то в данном журнале в такой графе пишется основание для приказа. Такими основаниями будут графики отпусков, заявления работников, справки-вызовы из учебных заведений.

Примерный образец

Журнал регистрации приказов на отпуск

N п/п

Дата приказа

Номер приказа

Ф.
И.О.

Например, бухгалтер рассчитал предполагаемые расходы на отдых сотрудников – 500 000 руб. Но в последние годы фактические отпускные превышали планируемые в среднем на 5 процентов.
Поэтому бухгалтер в учетной политике написал, что предельная сумма отпускных равна 525 000 руб. (500 000 руб. × 5%).

Для чего нужна предельная сумма отчислений? Дело в том, что компания начисляет резерв каждый месяц ровно до тех пор, пока он не станет больше предельной величины.

Расчет ежемесячных отчислений в резерв бухгалтер будет вести в специальном регистре – смете. Форму документа компания разрабатывает самостоятельно.

В течение года затраты на выплату отпускных и страховых взносов, начисленных на них, организация будет списывать только за счет резерва.

Вниманиеattention
Отпускные, начисленные новым сотрудникам, списать сразу в расходы на оплату труда также нельзя.

Рекомендация лектора

Не списывайте компенсацию неиспользованного отпуска при увольнении за счет резерва

Когда сотрудник увольняется, компания должна выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск. Так вот, эту сумму за счет резерва на оплату отпусков списать нельзя.


Ее нужно включить в расходы на оплату труда. На этом настаивает Минфин России в письме от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/4/29.

При наличии автоматизированного учета сбор данной информации не представляет затруднений. Суммировать эти дни следует по каждой из групп сотрудников.

  • Рассчитываем средний дневной заработок (СДЗ) работников по каждой группе.

    Для этого необходимо всю заработную плату сотрудников за прошедший выбранный период (месяц, квартал) сначала разделить на количество календарных дней в этом периоде, а затем — на количество работников в группе. Наглядно данная формула выглядит так:

СДЗ работника = ЗП / ДН / К,

где

ЗП — зарплата за период,

ДН — календарные дни периода,

К — количество работников в группе (или фирме в целом).

ВАЖНО! Не следует путать календарные и рабочие дни, так как количество дней отпуска всегда считается в календарных днях — следовательно, заработок для подсчета отпускных также следует считать по календарным дням.

  1. Финальный момент — расчет суммы самого резерва (не забывайте посчитать страховые взносы с данного резерва).

Дата

Основание

С

По

Начала

Окончания

1

2

3

4

5

6

7

Учебный отпуск

15

17.05.2009

31.05.2009

Приказ N 67 от 14.05.2009

Ежегодный

01.10.2008

30.09.2009

28 21

02.08.2009

23.08.2009

Приказ N 91 от 29.07.2009; приказ об отзыве от 22.08.2009

Отпуск без сохранения заработной платы

2

15.09.2009

16.09.2009

Приказ N 104 от 14.09.2009

Ежегодный (неиспользованная в связи с отзывом из отпуска часть)

01.10.2008

30.09.2008

7

10.12.2009

25.12.2009

Приказ N 152 от 08.12.2009, листок нетрудоспособности

Отпуск без сохранения заработной платы

5

25.01.2010

29.01.2010

Приказ N 3 от 22.01.2010

Отпуск без сохранения заработной платы

14

16.03.2010

29.03.2010

Приказ N 27 от 15.03.2010

Ежегодный

01.10.2009

05.10.2010

28

01.09.2010

28.09.2010

Приказ N 91 от 30.08.2010

Периоды работы, дающие право на ежегодный отпуск

Не надо забывать, что вовсе не все периоды работы в организации дают право на ежегодный отпуск.

В обе величины закладываются и страховые взносы.

После нужно вычислить процент отчислений в резерв по формуле:

П = О : З,

где П – процент отчислений в резерв;

О – предполагаемая сумма отпускных на будущий год и страховых взносов, которые будут начислены на них;

З – планируемые расходы на оплату труда в будущем году с учетом страховых взносов.

Делать отчисления в резерв и включать их в налоговые расходы компания будет ежемесячно начиная с января. А сумму отчислений бухгалтер определит так:

Р = ФОТ × П,

где Р – месячная сумма отчислений в резерв;

ФОТ – сумма фактических расходов на оплату труда за месяц;

П – процент отчислений в резерв.

Такой алгоритм следует из пункта 1 статьи 324.1 НК РФ.

Начислять резерв компания может только при условии, что она закрепит такое право в учетной политике по налогам ( п.

1 ст. 324.1

НК РФ). Кроме того, в документе нужно обязательно описать, как компания будет формировать резерв. А именно по какому порядку планирует рассчитывать отчисления, какие расходы на оплату труда будет использовать в расчете.

Также в учетной политике по налогам важно закрепить ежемесячный процент отчислений и предельную сумму отчислений в резерв.

Если этого не сделать, налоговики могут исключить резерв из расходов.

Кстати, предельная сумма отчислений может быть равна планируемым отпускным. Но это не обязательно. Суммы могут и различаться.

Формулу для расчета резерва организация использует следующую:

(ОТ + страховые взносы) / 28 × 2,33,

где 28 — количество дней отпуска за год на каждого сотрудника;

2,33 — количество дней отпуска за 1 отработанный месяц.

Резерв формируется на конец каждого месяца. В резерв не включаются выплаты сотрудникам, не полностью отработавшим месяц. Сумма резерва на конец 2018 года — 0 руб. Значения ОТ на 2019 год представлены в графе 2 таблицы 1. Страховые взносы — 30,2% (в т. ч. взносы на травматизм).

Таблица 1.

В случае выявления в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором, руководитель должен издать приказ.

Внесение правок и изменений

Записи в таблицу вносятся каждый раз при уходе работника в отпуск и возвращении из него. Не рекомендуется сразу при уходе проставлять и дату начала и дату окончания отпуска, так как сотрудника могут отозвать из отпуска, он может заболеть. Некоторые специалисты предлагают все же заполнять сразу всю строку, а в случае изменения зачеркивать неправильную запись, вписывая затем правильную [2]. Личная карточка — не трудовая книжка и запрета на зачеркивание записей в нормативных документах нет, так что такая рекомендация вполне легитимна. Но все же автору представляется, что лишние зачеркивания не нужны никакому документу и лучше их избегать. С другой стороны, если изменение все же произошло, например, изменилось количество дней отдыха работника в связи с отзывом его из отпуска, то придется зачеркнуть первоначальную цифру.

Стоит обратить внимание на то, что если работник болел в течение отпуска, что подтвердил больничным листом, то дата его выхода из отпуска, соответственно, изменяется, а вот количество дней отдыха может остаться прежним, если он сообщил о своей временной нетрудоспособности и отпуск был продлен, а не перенесен на другое время.

Вид отпуска

Даты начала и окончания

Количество дней

Основание

1

14.05.2009

67

Евтюшенкович Игорь Леонидович, отдел рекламы

Учебный

17.05.2009 31.05.2009

15

Справка — вызов N 22 от 10.05.2009; заявление от 12.05.2009

2

19.05.2009

69

Ивановило Сергей Иванович, АХО

Ежегодный

20.05.2009 17.06.2009

28

График отпусков

3

22.05.2009

70

Лапочкина Марина Александровна, канцелярия

Без сохранения заработной платы

23.05.2009 25.05.2009

3

Заявление от 20.05.2009

4

01.06.2009

75

Ивица Эжен, отдел маркетинга

Ежегодный

02.06.2009 30.06.2009

28

График отпусков

Библиография

1. Митрофанова В. В. Личная карточка Т-2. Рекомендации по заполнению [Электронный ресурс. Национальный кадровый центр]. URL: http://www. nkc. ru/ru/employers/info/54.html. Дата обращения 15.07.2010.

2. Журавлева И. В., Анохина А.

А. Все об оформлении личной карточки ф. Т-2 [Электронный ресурс «Пора на работу»]. URL: http://poranarabotu. ru/page/261/. Дата обращения 15.07.2010.

3.

Ефимова О., Михайлов И. Отпуск работнику был предоставлен с… (ответ на вопрос) [Электронный ресурс. Справочная правовая система «Гарант»]. Дата обращения 15.07.2010.

4. Пустозерова В.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *